آشنائي با دفتر مديريت پروژه (PMO)

سازمانها امروزه چه خدماتی و چه صنعتی، چه پروژه محور و چه غیر پروژه محور در صدد یافتن راه کارهایی به منظور ایجاد فرآیندهای منظم و رسمی مدیریت پروژه و مدیریت پرتفولیوی پروژه ها و طرح های سرمایه گذاری بر اساس اهداف استراتژیک خود قدم بر می دارند. دفتر مدیریت پروژه در حقیقت در نقش واسطه ای مابین مدیریت ارشد به عنوان خاستگاه استراتژی های سازمان و حوزه های اجرائی پروژه ها و طرح ها عمل می کند و سعی بر این دارد تا با پردازش اطلاعات، پروژه ها را در مسیر تحقق برنامه های راهبردی سازمان به جریان انداخته و آنها را به صورت مستمر پایش نماید.

سه جریان اصلی در این سامانه مستقر می باشد که شامل مدیریت پروژه(Project)، مدیریت طرح(Program)، و مدیریت پرتفولیوی پروژه ها(Portfolio) خواهد بود(PPP). اهم کارکردهای یک دفتر مدیریت پروژه را می توان به شکل زیر خلاصه نمود:

  •     تبیین متدلوژی راهبردی مدیریت پروژه های سازمان
  •     ایجاد و پیاده سازی فرآیندها و دستورالعملهای منظم و یکپارچه مدیریت سه حوزه مذکور
  •     ارزیابی و امکان سنجی طرحهای سرمایه گذاری
  •     تشکیل و آموزش تیم های اجرائی
  •     مدیریت پروژه ها و طرح های سازمان
  •     مدیریت سبد پروژه های سازمانی
  •     تهیه گزارشات تصمیم ساز جهت مدیریت ارشد سازمان در خصوص پروژه ها
  •     پایش نحوه تحقق اهداف استراتژیک اجرای پروژه های سازمان
  •     مدیریت بخشی از سرمایه گذاری های سازمانی

 

قدرت مديريت دفتر طرح و برنامه يا امثال آن که مدلهائي از PMO هستند کاملا وابسته به نوع ساختار سازماني شرکت مطبوع است. شرکتهائي که دچار تعدد پروژه و سرمايه گذاري هستند مطمئنا به چنين دپارتماني بيشتر و بيشتر نياز دارند. استاندارد سازي مراحل مديريت پروژه، طرح و پرتفوليو و همچنين امکان سنجي پروژه ها در کنار ايجاد سيستمهاي مکانيزاسيون اطلاعاتي، ابزارهاي اين دپارتمان محسوب مي گردد. وظيفه اين واحد متناسب با نوع ساختار سازماني شرکت مي تواند شامل موارد زير باشد.

-راهبري يا نظارت يا تسهيل گري و پشتيباني از پروژه ها(پروژه هاي در حال ارزيابي، در حال اجرا و در حال بهره برداري)

-پي ريزي سيستم هوش کسب و کار(BI) در حوزه سرمايه گذاري و تعامل با مديريت ارشد و حوزه هاي اجرائي سازمان.

 

ايجاد سامانه PMO: مدل زير روشي پيشنهادي است جهت پياده سازي يک سامانه OPM که در قالب PMO انجام مي پذيرد.

1-ارزيابي وضعيت موجود: در فاز نخست فرايندها، دستورالمعل ها و روش هاي اجرائي و همچنين اسناد و مدارک و ساخت سازماني کنوني سازمان مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار مي گيرد. شناسائي جايگاه واحد مذکور در فرايند مديريت پروژه سازماني نيز مورد ارزيابي قرار مي گيرد. در گام بعد، وضعيت موجود(as is) با ساختار پيشنهادي آنچنان که مورد نياز سازمان مي باشد(to be) مورد آناليز قرار گرفته و خلاء هاي فرايندي شناسائي مي گردد. اين آناليز، محدوده تغييرات مورد نياز در ساختار مديريت پروژه سازمان تا رسيدن به حالت ايدآل را ترسيم خواهد نمود.

۲-تعيين ساختار سازماني مورد نياز: بر اساس نيازمندي شناخته شده سازمان در خصوص ساختار سازماني، مناسبترين تغييرات ساختار سازماني پيشنهادي جهت سازمان تبيين مي گردد. جايابي اصلي ترين المان ساختار سازماني پروژه اي(PMO) در ساختار سازماني مورد نياز و تعريف وظايف و کارکردهاي آن مدنظر مي باشد.

۳-تهيه دستورالمعل هاي حوزه هاي مديريت پروژه سازماني(OPM): با توجه به ساختار سازماني مورد نياز، وظايف، عملکردها، تعاملات و تراکنش هاي اطلاعاتي آنها در حوزه هاي دانش و گروه فرايندهاي مديريت پروژه سازماني مدون و مستند مي گردد. مديريت پروژه سازماني شامل مديريت پورتفوليو، برنامه و پروژه است. دستورالعملها متناسب باجايگاه واقعي دپارتمان PMO در سازمان مذکور تبيين خواهد شد. ايجاد بستر توسعه در دستورالعمل ها نيز اهميت فراواني دارد.

 

۴-مکانيزاسيون سامانه مديريت پروژه سازماني: در صورت نياز، با استفاده از ابزارهاي نرم افزاري، سامانه OPM در سازمان و عموما با مرکزيت واحد PMO تا سطح مناسبي مکانيزه مي گردد. ابزارهاي مختلفي مانند راهکار EPM ماکروسافت و EPPM اوراکل پريماورا وجود دارد. مي توان براي سازمانهاي کوچکتر از سطح اتوماسيون پائين تري بهره جست. اين قدم اگر بخوبي برنامه ريزي و مديريت نگردد مي تواند آسيب فراواني به نحوه پياده سازي سامانه OPM وارد نمايد.

 

۵-آموزش کارکنان: از مهمترين بخشهاست و به روشهاي مختلفي همچون آموزش حين کار انجام مي پذيرد و حداقل شامل اعضاي PMO و البته مديران ارشد سازمان خواهد بود.

۶-راه اندازي دپارتمان PMO: دپارتمان PMO به عنوان نهاد راهبري پروژه ها رسما شروع به کار نموده و فاز آزمايشي خود را با پياده سازي گام به گام دستورالعمل ها و روشهاي اجرائي در پروژه هاي منتخب به صورت مستقل آغاز خواهد نمود.

۷-آموزش تيم PMO به روش "يادگيري در حين خدمت OJT": به موازات راه اندازي دپارتمان PMO، تيم هاي مديريت پروژه در پروژه هاي منتخب به روش آموزش در حين انجام کار آموزش خواهند ديد به اين ترتيب که همزمان با اجراي پروژه ها و انجام وظايف پروژه اي، پياده سازي روش هاي اجرائي توسط تيم مشاور و به مرور توسط خبرگان واحد PMO آموزش داده خواهند شد.


  • پر رنگ
  • ایتالیک
  • زیرخط
  • ضربه
  • نقل قول
  • Smileys
  • :confused:
  • :cool:
  • :cry:
  • :laugh:
  • :lol:
  • :normal:
  • :blush:
  • :rolleyes:
  • :sad:
  • :shocked:
  • :sick:
  • :sleeping:
  • :smile:
  • :surprised:
  • :tongue:
  • :unsure:
  • :whistle:
  • :wink:
 
   
 

- كانديداي سطح 2 تحليل گري حرفه اي مالي از موسسه CFA امريكا

- مدرك مديريت مديريت پروژه حرفه اي (PMP) از موسسه PMI امريكا

 - كارشناس مهندسي صنايع از دانشگاه يزد

 - مشاور حوزه هاي سرمايه گذاري و مديريت پروژه در شركت هاي نفت و گاز و پتروشيمي، نيروگاهي، معادن و خودروسازي

 - مشاور شركت هاي عضو انجمن مشاورين سرمايه گذاري و نظارتي نظام بانكي

 - تدوين گر طرح هاي تجاري پروژه هاي سرمايه گذاري و زير بنايي مختلف

 - مدرس دوره هاي مديريت پروژه، امكان سنجي و مديريت سرمايه گذاري

 - مولف كتب و مقالات در حوزه هاي تدوين طرح تجاري( كتابهاي نرم افزار COMFAR، تدوين طرح تجاري در اكسل، كنترل هزينه و قراردادهاي پروژه هاي EPC در اكسل و طراحي سامانه DCC در اكسس)

دوره هاي آموزشي پيشنهادي

  • تربيت كارشناس حرفه اي امكان سنجي طرحهاي سرمايه گذاري
  • تربيت كارشناس حرفه اي برنامه ريزي و كنترل پروژه ها (جديد)
  • تربيت مدير حرفه اي مديريت پروژها (جديد)
  • اصول ارزيابي اقتصادي پروژه هاي سرمايه گذاري
  • مدل سازي طرح هاي تجاري در نرم افزار ماكروسافت اكسل
  • مديريت فاز مهندسي پروژه هاي EPC در ماكروسافت اكسس و اكسل(DCC)
  • كنترل هزينه و مديريت قراردادپروژه هاي EPC در ماكروسافت اكسل
  • امكان سنجي پروژه هاي سرمايه گذاري با نرم افزار COMFAR
  • مطالعات ريسك طرحهاي سرمايه گذاري با نرم افزار Risk analysis
  • كارگاه آموزشي تدوين طرح هاي توجيهي(BP)

*دوره هاي فوق الذكر به صورت عمومي و داخل سازماني قابل برگزاري مي باشند. جهت اطلاع از زمانبندي دوره هاي عمومي لطفا به سايت موسسه آريانا و يا در صورت نياز به اطلاعات بيشتر مي توانيد به بخش "تماس با من" مراجعه نماييد.