سامانه حسابداري(PAS) پروژه‌هاي EPC

در بخش کنترل هزينه توضيح داده ام که يکي از مشکلات اساسي کارشناسان برنامه ريزي و کنترل پروژه کنترل هزينه هاي پروژه است. همانطور که ميدانيم يکي از اهداف اصلي پروژه هزينه يا Costاست که تحقق آن بر مبناي برنامه زماني پروژه پايش مي گردد. برنامه ريزي بودجه اي در پروژه ها عموما به تهيه يک جريان نقدينگي يا Cash flowمنتج مي گردد که در بازه هاي زماني مانند هفته يا ماه نمايش داده مي شود. اما کنترل هزينه از طريق پيگيري نحوه پيشرفت فيزيکي و فرايند ارائه و تاييد و پرداخت صورت وضعيتهاي پيمانکاران(Invoice) و تامين کنندگان پيگيري مي شود.

از طرف ديگر ممکن است يک جريان نقدينگي ورودي(Cashin flow) نيز بين سامان مجري پروژه و کارفرما وجود داشته باشد. پس در کنار کنترل هزينه ها، برنامه ريزي و کنترل درآمدها نيز مي تواند عملکرد اطلاعاتي مناسبي ايجاد نمايد.

از نگاه پيمانکاري يک فعاليت و به تبع آن، يک بسته کاري و منتاظر با آن، يک پروژه از لحاظ برنامه اي مي تواند شرايط گوناگون هزينه اي داشته باشد. هر فعاليت يک بودجه مصوب دارد(Approved budget) و يک بودجه و هزينه پيش بيني که بدليل عدم تصويب بودجه اوليه يا پيش بيني تغييرات(ٍexpected changes) و تعديلات قراردادي(Adjustments & trends) در نظر گرفته مي شود. همان فعاليت از ديدگاه کنترل هزينه، مي تواند داراي مبالغ هزينه پرداخت شده(Payments)، در دست پرداخت (اسناد بين راهي:صورت وضعيت منتشر شده پرداخت نشده)، و قابل پرداخت(صورت وضعيت منتشرنشده مستحق پرداخت) باشد. همچنين تغييرات مصوب(Change orders) و در دست تصويب(Change requests) و تعديلات قراردادي را نيز نبايد فراموش نمود.

اين پيچيدگي را در کنار اين موضوع قرار دهيم که فرايند ارتباطي بين پيمانکاران و تامين کنندگان، حسابداري پروژه و برنامه ريزي و کنترل پروژه نيز آنقدر منسجم نيست که در هر تراکنشي ذينفعان ديگر بسرعت در جريان اطلاعات قرار بگيرند. همچنين زبان هزينه اي واحدهي حسابداري و مالي سازمانها با زبان هزينه اي واحدهاي پروژه اي عموما تفاوت محسوسي دارد. به زبان ساده، حسابدارها هزينه هاي پروژه را به دسته بندي هاي تخصصي و عموما محدود خود تفکيک نموده و جريانات هزينه اي پروژه را صرفا در آن مبادي پايش مي کنند اما واحدهاي پروژه اي علاقه به تعريف ساختار شکست هزينه اي(CBS) جامعتري از پروژه دارند که با دارا بودن تطابقات لازم با WBSپروژه نيازمندي هاي اطلاعاتي آنها را پاسخگو باشد.

از طرف ديگر همين اتفاقات بين مجري پروژه(مثلا دستگاه GC) و کارفرما حادث مي گردد. بنا براين در کنار کنترل هزينه ها، مي توانيم در سطح يک فعاليت، يک بسته کاري، يک فاز از پروژه، يک پيمانکار مشخص، يک قرارداد مشخص و نهايتا کل پروژه، عملات برنامه ريزي وکنترل سود وزيان، بالانس کمبود ومازاد نقدينگي و دريافت و پرداختها را نيز انجام داد که اثربخشي فراواني دارد. به عنوان نمونه شما به عنوان يک پيمانکار عمومي مي توانيد بدانيد که کدام بسته کاري پروژه سودآورتر يا زيان آورتر است يا کدام پيمانکار بيشتر از پيشرفت فيزيکي خود دريافتي داشته است يا مبلغ هر قرارداد خريد وتامين پروژه در قرارداد کارفرما چقدر پيشبيني شده است يا در چند ماه آينده چقدر مازاد يا کمبود نقدينگي در پروژه وجود خواهد داشت.

قابليت Cost controlيکي از عملکرد هاي سيستم حسابداري پروژه (Project Acounting System) است. نرم افزارهاي Enterpriseگوناگوني مانند راهکارهاي EPMو EPPMو حتي راهکارهاي ERPمانند نرم افزار SAPوجود دارد که مي توانند بستر سيستم بهينه PSAرا ايجاد نمايند. اما اين تسهيل عموما همراه با پيچيدگي هاي فراواني است که در کنار مقاومت بنده سازمانها مخصوصا واحدهاي پيمانکاري و همچنين حسابداري راهي جز شکست ندارند.

اخيرا در کتاب تاليفي خود با نام مديريت قراردادها و کنترل هزينه پروژه هاي EPCسعي نموده ام با الگو برداري از نرم افزار Oracle primavera contract managementو اصول PMBOKو الحاقيه هاي آن، راهکار قابل اجرايي را ارائه نموده که در عين سادگي و دوري از پيچيدگي، بتواند قابليت اجرايي و اثربخشي خود را نيز حفظ نمايد. اين راهکار در محيط نرم افزار MS Excelطراحي مي گردد.